Geschützte Dokumente bereitstellen
Unter „Sonstiges“ → „Geschützte Dokumente“ erstellen Sie einen Link zu Unterlagen für einen Kontakt. Laut Hilfetext umfasst die Freigabe die geschützten Dokumente der ausgewählten Immobilie sowie alle persönlichen Dateien des Kontakts. Prüfen Sie diesen Umfang sorgfältig, bevor Sie einen Link erzeugen oder weitergeben.
- Öffnen Sie den gewünschten Kontakt.
- Wählen Sie unter „Sonstiges“ den Bereich „Geschützte Dokumente“.
- Wählen Sie unter „Immobilie auswählen“ die passende Immobilie aus. Diese Auswahl ist Voraussetzung für die weiteren Felder.
- Kontrollieren Sie die Anzeige „Geschützte Dateien:“ und zusätzlich die beim Kontakt hinterlegten persönlichen Dateien.
Die erste Abbildung zeigt die ausgewählte Villa noch ohne geschützte Immobiliendatei: Unter „Geschützte Dateien:“ steht „Keine Dateien gefunden.“ Trotzdem erscheint in der Kundensicht die persönliche Kontaktdatei „handbuch-testnotiz-clara.txt“. Eine leere Immobilien-Dateiliste bedeutet daher nicht, dass über den Link keine Dateien bereitgestellt werden. Wie Sie zusätzlich eine Immobiliendatei zuordnen und den gesamten Umfang prüfen, erfahren Sie im letzten Abschnitt dieser Seite.
Prüfen Sie persönliche Kontaktdateien separat unter „Daten“ → „Dateien“. Die Verwaltung ist in „Kommunikation, Dateien und Nachweise“ beschrieben. Eine Auswahl einzelner persönlicher Dateien für diesen Link ist in der hier geprüften Maske nicht belegt.
Gültigkeitsdatum und Linkfelder prüfen
Nach der Immobilienauswahl sehen Sie „Link generieren“, das zunächst leere, nur lesbare Feld „Link“, die Aktion „Link kopieren“ und das Datum „Gültig bis“. „Link speichern“ ist zunächst deaktiviert.
- Überlegen Sie, wie lange die Unterlagen benötigt werden.
- Tragen Sie bei Bedarf ein passendes Datum unter „Gültig bis“ ein.
- Prüfen Sie vor der Linkerzeugung nochmals Kontakt, Immobilie und vorgesehenen Dateiumfang.
Im Beispiel ist der 05.11.2026 eingetragen. Dieses Datum veranschaulicht nur die Eingabe und ist keine Vorgabe für Ihre eigenen Freigaben. Ein eingetragenes Ablaufdatum allein erzeugt oder speichert noch keinen Link.
Laut Hilfetext gilt ein Link ohne eingetragenes Ablaufdatum 30 Tage. Nach Ablauf soll kein Zugriff mehr möglich sein. Wählen Sie für Ihren Vorgang bewusst eine angemessene Gültigkeit, statt die Voreinstellung ungeprüft zu übernehmen.
Dokumentenlink erzeugen und speichern
„Link generieren“ und „Link speichern“ sind getrennte Schritte. Legen Sie zunächst die Immobilie und die gewünschte Gültigkeit fest. Kontrollieren Sie vor der Linkerzeugung sowohl die Immobilien- als auch die persönlichen Kontaktdateien.
- Klicken Sie auf „Link generieren“. Das Feld „Link“ enthält anschließend eine URL, und „Link speichern“ wird aktiv.
- Klicken Sie auf „Link speichern“.
- Kontrollieren Sie die gespeicherte Linkkarte mit Immobilie und Gültigkeitsdatum.
- Prüfen Sie die Kundensicht und den enthaltenen Dateiumfang, bevor Sie den Link weitergeben.
Im fiktiven Beispiel zeigt die gespeicherte Karte die Villa und „Gültig bis 05.11.26“. Außerdem erscheinen zunächst der Zählerstand „0“ sowie Aktionen zum Kopieren, Löschen und „Versenden“. Was der Zähler im Einzelnen erfasst, ist hier nicht geprüft.
Das Erzeugen und Speichern des Links ist von seiner Übermittlung zu unterscheiden. Im Beispiel ist der Link gespeichert und für die Prüfung der Kundensicht geöffnet. „Versenden“ wird nicht ausgelöst; es geht keine Nachricht an einen Kunden. Die Kopier- und Versandaktionen sind hier nicht praktisch geprüft.
Freigabeumfang und Widerruf beachten
Behandeln Sie den Link als vertraulich und geben Sie ihn nur an den vorgesehenen Empfänger weiter. Die geprüfte Kundensicht enthält einen Vertraulichkeitshinweis mit einer Bestätigung vor der Dokumentanzeige. Diese Bestätigung ist für sich genommen kein Nachweis der Identität des Empfängers. Eine zusätzliche Identitäts- oder Zugriffsprüfung ist hier nicht gesondert getestet.
Kontrollieren Sie insbesondere die persönlichen Kontaktdateien: Laut Hilfetext gehören alle diese Dateien zum Freigabeumfang. Im Beispiel ist eine solche Datei trotz leerer Immobilien-Dateiliste tatsächlich über den Link erreichbar. Die interne Einstellung „Privat“ oder „Gemeinsam“ am Kontakt ist eine andere Funktion und ersetzt diese Prüfung nicht.
Prüfen Sie auch spätere Änderungen am Dateibestand. Im Test erscheint eine nachträglich als geschützt eingeordnete PDF der Villa unter dem bereits bestehenden Link. Die Freigabe ist damit keine unveränderliche Momentaufnahme der Dateiliste. Kontrollieren Sie bestehende Links erneut, wenn Sie weitere Dateien ergänzen oder deren Anzeigeoption ändern.
Nach dem Hilfetext gilt ein Link ohne Ablaufdatum 30 Tage. Nach Ablauf oder nach dem Löschen soll der Zugriff enden. Die gespeicherte Karte bietet eine Löschaktion. Der Ablauf eines Links, das Löschen und die tatsächliche Sperrwirkung sind hier noch nicht geprüft. Die Speicherung des Datums allein belegt diese Wirkungen nicht.
Die Bezeichnung „Geschützte Dokumente“ ist keine Zusicherung einer bestimmten Verschlüsselung, Empfängerprüfung oder rechtlichen Absicherung. Entscheiden Sie anhand des Inhalts und des vorgesehenen Empfängers, ob diese Art der Bereitstellung für Ihre Unterlagen geeignet ist.
Vertraulichkeitshinweis in der Kundensicht bestätigen
Der Dokumentenlink öffnet die Kundenseite „Geschützte Dokumente“. Im Kopfbereich sehen Sie die zugeordnete Immobilie mit Titel, Objektnummer und Ort. Im fiktiven Beispiel sind dies „Villa Sonnenblick (fiktives Handbuchbeispiel)“, die Objektnummer IMM88441 und Musterstadt.
Vor der Dateianzeige erscheint „Persönliche und vertrauliche Dokumente“. Der Hinweis richtet sich an den vorgesehenen Empfänger und bittet darum, den Link und die Dokumente vertraulich zu behandeln und ohne vorherige Zustimmung des bereitstellenden Maklers nicht an Dritte weiterzugeben.
- Kontrollieren Sie die angezeigte Immobilie.
- Lesen Sie den Vertraulichkeitshinweis.
- Bestätigen Sie die Kenntnisnahme über das Kontrollkästchen.
- Klicken Sie auf „Dokumente anzeigen“.
Im geprüften Beispiel öffnet diese Abfolge die Dateiansicht. Die Abbildung zeigt den Hinweis vor der Bestätigung. Sie enthält ausschließlich fiktive Angaben und keinen nutzbaren Dokumentenlink.
Persönliche Dokumente ansehen und herunterladen
Nach dem Bestätigen des Hinweises und „Dokumente anzeigen“ erscheint im Beispiel der Bereich „Persönliche Dokumente“. Die Dateikarte zeigt „handbuch-testnotiz-clara.txt“, das Dateiformat „txt“ und die Schaltfläche „Download“.
- Prüfen Sie den Dateinamen und das Dateiformat.
- Klicken Sie bei der gewünschten Datei auf „Download“.
- Kontrollieren Sie die heruntergeladene Datei.
Der Einzeldownload der fiktiven Testnotiz ist praktisch geprüft. Die heruntergeladene Datei ist 339 Byte groß und stimmt mit der für den Handbuch-Test hinterlegten Datei überein. Auch der Einzel- und Sammeldownload einer später ergänzten geschützten Immobiliendatei ist inzwischen geprüft; die Schritte erläutert der nächste Abschnitt.
Zusätzlich steht „Alle Dokumente herunterladen“ bereit. Damit erhalten Sie im geprüften Beispiel eine ZIP-Datei mit der geschützten Immobilien-PDF und der persönlichen Kontaktdatei. Das Verhalten nach Ablauf des Links und nach einer Löschung der Freigabe bleibt ungeprüft.
Immobiliendokumente und Sammeldownload prüfen
Zusätzlich zur persönlichen Kontaktdatei ist im fiktiven Beispiel nun eine PDF der Villa als geschütztes Dokument zugeordnet. Sie erscheint unter „Geschützte Dokumente“, während die Kontaktdatei getrennt unter „Persönliche Dokumente“ steht. Die Zuordnung der PDF erläutert Bilder und Dokumente verwalten.
Die PDF erscheint unter dem bereits bestehenden Link, ohne dass dieser neu erzeugt wird. Prüfen Sie deshalb auch nach späteren Änderungen am Dateibestand den zugänglichen Umfang.
- Öffnen Sie die vorgesehene Dokumentenseite und kontrollieren Sie die Immobilie.
- Prüfen Sie die Dateien unter „Geschützte Dokumente“ und „Persönliche Dokumente“.
- Laden Sie die gewünschte Datei über „Download“ einzeln herunter.
- Verwenden Sie für den gemeinsamen Download „Alle Dokumente herunterladen“.
- Öffnen Sie das ZIP-Archiv und kontrollieren Sie die enthaltenen Dateien.
Im geprüften Beispiel enthält das ZIP die fiktive Immobilien-PDF und die persönliche Testnotiz. Die PDF aus beiden Downloadwegen stimmt mit der hochgeladenen Originaldatei überein. Ablauf und Widerruf des Links sind weiterhin nicht geprüft.
