Ein Exposé per E-Mail vorbereiten

Unter „E-Mail Exposé“ bereiten Sie eine Nachricht zu einer Immobilie vor. Sie legen Empfänger und Exposé-Variante fest, bearbeiten den Nachrichtentext und kontrollieren die E-Mail in der Vorschau.

1. Öffnen Sie „Immobilien“ und anschließend „Übersicht“.
2. Öffnen Sie die gewünschte Immobilie.
3. Wählen Sie in der Seitennavigation im Bereich „Exposé“ den Eintrag „E-Mail Exposé“. Scrollen Sie dazu bei Bedarf nach unten.

Die Abbildungen zeigen das importierte Musterobjekt „Villa in Stadthagen im Villenviertel“. Prüfen Sie vor der Vorbereitung die Objektdaten und die Bilder und Dokumente unter Multimedia. Den Einstieg erläutert auch die Immobilienübersicht.

1. Klicken Sie in „Empfänger“ und geben Sie den Namen des gewünschten Kontakts ein.
2. Prüfen Sie die angebotenen Treffer, bevor Sie einen Empfänger auswählen.
3. Kontrollieren Sie den Bereich „Absender“, bevor Sie die Nachricht absenden.

Unter dem Suchfeld steht: „Nur Kontakte mit Kontakterlaubnis werden angezeigt.“ Wenn ein Kontakt fehlt, prüfen Sie dessen Angaben und die vorhandene Kontakterlaubnis. Erteilen Sie keine Erlaubnis nur, damit der Kontakt in dieser Auswahl erscheint. Weitere Hinweise finden Sie unter Datenschutz.

Im gezeigten Testkonto liefert die Suche keine auswählbaren Kontakte. Unter „Absender“ erscheint außerdem weder eine Adresse noch eine Auswahl. Die Ursache dafür ist nicht geklärt. Wenn dies auch bei Ihnen auftritt, klären Sie die fehlenden Angaben vor dem Versand.

Solange „Als PDF senden“ ausgeschaltet ist, stehen die Gültigkeitseinstellungen für das Online-Exposé zur Verfügung.

• „Gültigkeit bis zum Verkauf“ eingeschaltet: Die Maske zeigt kein separates Datumsfeld.
• „Gültigkeit bis zum Verkauf“ ausgeschaltet: Das Feld „Gültig bis“ erscheint. Tragen Sie dort das gewünschte Datum ein.

Kontrollieren Sie das Datum bewusst: In der geprüften Ansicht ist beim Einblenden zunächst das aktuelle Tagesdatum eingetragen. Das Bild zeigt ein anschließend eingetragenes Beispieldatum. Ein fester Termin und die Option „bis zum Verkauf“ sind unterschiedliche Einstellungen.

Für die Online-Variante lassen Sie „Als PDF senden“ ausgeschaltet. Wenn Sie die PDF-Variante vorbereiten möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Schalten Sie im Bereich „PDF-Exposé“ die Option „Als PDF senden“ ein.
2. Öffnen Sie „Auswahl der Exposé Template-Vorlage“.
3. Wählen Sie eine passende Vorlage, beispielsweise „Globale Vorlage“.

Die Auswahl enthält auch Farbvarianten der globalen Vorlage. Bei eingeschalteter PDF-Option verschwinden die Gültigkeitsfelder, und die Vorschau trägt die Überschrift „PERSÖNLICHES EXPOSE“. Wenn Sie die Option wieder ausschalten, erscheinen die Online-Einstellungen und „ONLINE EXPOSÉ“ erneut. Die PDF-Vorlage ist von der nachfolgend beschriebenen E-Mail-Vorlage getrennt.

1. Öffnen Sie im Bereich „E-Mail“ die Vorlagenauswahl oberhalb von „Ihre Nachricht“.
2. Wählen Sie eine zum Anlass passende Vorlage, etwa „automatische E-Mail - KAUF“ für ein Kaufangebot.
3. Lesen Sie den eingefügten Nachrichtentext und passen Sie ihn an Ihre konkrete Nachricht an.

Ein Vorlagenwechsel ersetzt den aktuellen Nachrichtentext. Wählen Sie die Vorlage deshalb vor Ihren eigenen Anpassungen. Prüfen Sie auch eine bereits vorausgewählte Vorlage: Im Testkonto ist beim Öffnen zunächst eine Aufforderung zur Vervollständigung von Adressdaten eingestellt, die nicht zum Exposé-Versand passt.

Die E-Mail-Vorlage liefert den Nachrichtentext. Die PDF-Vorlage im darüberliegenden Bereich betrifft dagegen die Exposé-Variante.

Rechts neben „Ihre Nachricht“ sehen Sie die „E-Mail Vorschau“. Textänderungen und die geprüfte Fettschrift erscheinen direkt in dieser Ansicht. Sie benötigen dafür keine zusätzliche Vorschau-Schaltfläche.

• Stimmen Immobilientitel und gewählte Exposé-Variante?
• Passt der Text zum Empfänger und zum Anlass?
• Sind Hervorhebungen sinnvoll und alle Angaben vollständig?
• Stimmen die angezeigte Anrede und die Kontaktsignatur?

Ohne ausgewählten Empfänger zeigt die geprüfte Vorschau nur eine allgemeine Anrede. Eine Vorschau oder eine Formulierung wie „wir haben Ihnen … gesendet“ im Vorlagentext belegt keinen Versand. Einen separat verwendbaren öffentlichen Link behandelt das Kapitel Link-Exposé.

1. Prüfen Sie die richtige Immobilie, den Empfänger und die Absenderangaben.
2. Kontrollieren Sie die Online-Gültigkeit beziehungsweise die gewählte PDF-Vorlage.
3. Lesen Sie den vollständigen Nachrichtentext und die Vorschau. Entfernen Sie unpassende Vorlagenreste und Testtexte.
4. Wenn die Angaben vollständig und geprüft sind und Sie die E-Mail versenden möchten, verwenden Sie „Absenden“ unterhalb des Editors.

Prüfumfang dieser Anleitung: Die Vorbereitung ist bis zur sichtbaren Schaltfläche „Absenden“ nachvollzogen. Eine E-Mail wird im Test ausdrücklich nicht versendet. Daher sind Pflichtfeldprüfungen, Versandbestätigung, Zustellung, persönliche Empfängeransicht und PDF-Erzeugung aus dieser Maske nicht belegt. Auch die tatsächliche Zugangssperre bei Fristablauf oder Verkauf ist nicht geprüft.

Die zugehörige Liste beschreibt Exposé-Empfänger einer Immobilie ansehen. Verwenden Sie diese Liste nicht als technischen Zustell- oder Lesenachweis.