Kontaktdaten und Datenschutz pflegen

In der Detailansicht eines Kontakts pflegen Sie persönliche Angaben, Kommunikationsdaten und weitere Informationen. Öffnen Sie den gewünschten Eintrag aus der Kontaktübersicht und wählen Sie unter „Daten“ den Bereich „Persönliches“. Wenn noch kein Eintrag besteht, folgen Sie zunächst der Anleitung Kontakte finden und anlegen.

Die Maske enthält Kontaktart, Geschlecht, Titel, Vorname, Zweitname und Nachname. Vorname und Nachname sind als Pflichtfelder gekennzeichnet. Für die Anschrift stehen Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Ortsteil, Region und Land bereit. Ergänzen Sie nur Angaben, die Ihnen tatsächlich vorliegen.

Zu den Kommunikationsdaten gehören E-Mail, „E-Mail (Alternative - Ohne Prüfung)“, Telefon, Mobiltelefon, Fax und Website. Die alternative E-Mail-Adresse ist ausdrücklich als ungeprüft bezeichnet; kontrollieren Sie ihre Schreibweise sorgfältig. Geburtstag, Geburtsort und Staatsangehörigkeit können Sie ebenfalls hinterlegen.

1. Ändern oder ergänzen Sie die benötigten Angaben.
2. Klicken Sie oben auf „Speichern“.
3. Kontrollieren Sie die Erfolgsmeldung und die gespeicherten Werte.

Oben finden Sie außerdem einen Zurückpfeil, einen Favoritenstern und „Löschen“. Prüfen Sie vor einer Löschaktion genau, welcher Kontakt geöffnet ist. Der destruktive Löschablauf ist hier nicht geprüft; eine Wiederherstellung wird nicht zugesichert.

Über „Durchsuchen“ am Kontaktfoto wählen Sie ein Bild aus. Anschließend öffnet sich der Bildzuschnitt. Dort können Sie den Ausschnitt vor dem Speichern anpassen.

1. Wählen Sie über „Durchsuchen“ eine geeignete Bilddatei aus.
2. Passen Sie die Darstellung mit Zoom plus/minus und den Richtungspfeilen an.
3. Nutzen Sie bei Bedarf die horizontale oder vertikale Spiegelung.
4. Mit „Zurücksetzen“ beginnen Sie die Bildanpassung erneut. Mit „Abbrechen“ verlassen Sie den Dialog.
5. Bestätigen Sie den gewünschten Ausschnitt mit „Speichern“ im Bilddialog.

Das Speichern im Bilddialog speichert zugleich den Kontakt. Ein zusätzlicher Klick auf die äußere Schaltfläche „Speichern“ ist für diesen Bildvorgang nicht erforderlich. Kontrollieren Sie die Erfolgsmeldung und das anschließend angezeigte Kontaktfoto.

Für den Handbuch-Test wird ein fiktives TEST-Logo verwendet. Bildauswahl, Verkleinerung über Zoom minus und Speichern sind damit nachvollzogen. Wählen Sie für echte Kontakte nur Bilder aus, die Sie für diesen Zweck verwenden dürfen.

Für einen Geschäftskontakt steht unter „Persönliches“ der Schalter „Als B2B Kontakt festlegen“ bereit. Wenn Sie ihn einschalten, erscheint der zusätzliche Reiter „Firma“. Ohne eingeschalteten B2B-Schalter wird dieser Reiter nicht angezeigt.

1. Prüfen Sie, ob der Kontakt als B2B-Kontakt geführt werden soll.
2. Schalten Sie „Als B2B Kontakt festlegen“ ein.
3. Öffnen Sie „Firma“ und ergänzen Sie die benötigten Unternehmensangaben.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen und kontrollieren Sie die Rückmeldung.

Die Firmenmaske enthält Firma, Rechtsform, Zusatz und Branche. Für steuerliche Angaben stehen Steuer-Nr., Steuer-IdNr., Umsatzsteuer-IdNr. und Wirtschaft-IdNr. zur Verfügung. Position und Abteilung beschreiben die Zuordnung der Person im Unternehmen.

Für die Firma gibt es eigene Kommunikationsfelder für E-Mail, Telefon, Mobiltelefon, Fax und Website. Achten Sie darauf, persönliche Kontaktdaten und Unternehmensdaten in den passenden Bereichen einzutragen. Übernehmen Sie Kennnummern nur aus verlässlichen Unterlagen. Der fiktive Handbuchkontakt bleibt eine Privatperson; für die Prüfung der Firmenmaske werden keine steuerlichen Kennnummern erfasst.

Unter „Datenschutz/Verträge“ sehen Sie die Kacheln „Kontakterlaubnis“, „Maklervertrag/Provision“, „Letzte Aktivität“ und „Löschung“. Prüfen Sie diese Angaben im Zusammenhang mit den tatsächlich vorliegenden Erlaubnissen, Vereinbarungen und Vorgängen.

Beim fiktiven Handbuchkontakt ist die Kontaktaufnahme ausgeschaltet. Entsprechend erscheinen „Nicht erteilt“ und „Keine Kontakterlaubnis“. AGB/Provision ist „Nicht bestätigt“, der Vertrag „Unbestätigt“. Diese Anzeigen beschreiben den gespeicherten Status; sie ersetzen keine Prüfung Ihrer Unterlagen.

Der Datenschutzhinweis lautet im Beispiel „kein Handlungsbedarf“. Für die Löschung werden „Möglich“ und keine Hinderungsgründe angezeigt. Eine solche technische Statusanzeige ist keine juristische Freigabe. Entscheiden Sie über Kontaktaufnahme, Aufbewahrung oder Löschung nicht allein anhand einer Kachel.

Aktueller Prüfhinweis: Beim frisch angelegten Beispielkontakt zeigt „Letzte Aktivität“ den 01.01.1970 und „Vor 20.761 Tagen“ an. Die Anzeige bleibt auch nach einer Bearbeitung bestehen. Behandeln Sie diesen Wert als nicht belastbare beziehungsweise fehlende Aktivitätsangabe, nicht als tatsächliches Kontaktdatum. Stützen Sie insbesondere keine Löschentscheidung allein darauf.

Unter „Daten“ → „Sonstiges“ können Sie zusätzliche Informationen zum Kontakt hinterlegen. Bei der Ausweis-Art stehen Personalausweis, Reisepass, Führerschein und Sonstiges zur Auswahl. Wenn Sie „Personalausweis“ wählen, werden Felder für Ausweisnummer und Aussteller eingeblendet.

Der Bankbereich enthält Institut, Kontoinhaber, Kontonummer, Bankleitzahl, IBAN und BIC. Erfassen Sie Identitäts- und Bankdaten nur, wenn sie für Ihre Arbeit erforderlich sind und Sie sie entsprechend verarbeiten dürfen. Im Handbuch-Test bleiben diese sensiblen Felder leer; geprüft wird lediglich die Anzeige der Eingabemaske.

Das Bemerkungsfeld bietet Platz für ergänzende Informationen. Formulieren Sie Einträge verständlich und beschränken Sie sie auf relevante Angaben.

1. Geben Sie für einen neuen Tag die gewünschte Bezeichnung in das Tag-Feld ein.
2. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Eingabetaste.
3. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
4. Prüfen Sie, ob der Tag weiterhin am Kontakt angezeigt wird.

Im Beispiel wird der Tag „Handbuch“ gespeichert. Wählen Sie kurze, eindeutige Bezeichnungen, damit Sie die Kennzeichnung später wiedererkennen.

Unter „Freigabe“ wählen Sie zwischen „Gemeinsam“ und „Privat“. Diese Einstellung regelt den Zugriff auf den Kontakt innerhalb Ihres Unternehmens. Sie ist keine Freigabe geschützter Dokumente über einen Kundenlink.

Bei „Privat“ haben laut Beschreibung der Besitzer und der Hauptmakler vollen Zugriff. „Gemeinsam“ stellt den Kontakt berechtigten Maklern im Unternehmen zur Verfügung. Wählen Sie die Einstellung passend zur vorgesehenen Zusammenarbeit.

1. Öffnen Sie „Freigabe“.
2. Wählen Sie „Privat“ oder „Gemeinsam“.
3. Speichern Sie die Einstellung.
4. Kontrollieren Sie die gespeicherte Auswahl.

Der fiktive Kontakt Clara Beispiel (Handbuch-Test) ist als „Privat“ gespeichert. Im verwendeten Einbenutzerkonto stehen keine weiteren Makler für einen Vergleich zur Verfügung. Der Zugriff aus einem zweiten Benutzerkonto ist daher nicht geprüft. Leiten Sie aus der Auswahl keine darüber hinausgehenden Berechtigungen für einzelne Personen ab.

Unter „Sonstiges“ finden Sie „Adressvervollständigung“. Der Eintrag öffnet einen Dialog, in dem Sie einen persönlichen Vervollständigungslink für den Kontakt erzeugen. Prüfen Sie vor der Linkerzeugung, ob der richtige Kontakt geöffnet ist.

1. Öffnen Sie beim gewünschten Kontakt „Adressvervollständigung“.
2. Lesen Sie die Hinweise im Dialog.
3. Klicken Sie auf „Link generieren“. Wenn Sie keinen Link anlegen möchten, wählen Sie „Abbrechen“.
4. Prüfen Sie den anschließend geöffneten Reiter „Adressvervollständigung“.

Der Reiter enthält den erzeugten Link sowie „Kopieren“, „E-Mail“ und „Deaktivieren“. Unter dem Vervollständigungsdatum steht beim noch nicht abgeschickten Beispiel „Vom Kunden noch nicht ausgefüllt.“ Die Linkerzeugung allein bestätigt somit keine Datenaktualisierung durch den Kunden.

Im Handbuch-Test sind Linkerzeugung und das Öffnen des Kundenformulars nachvollzogen. Es wird keine E-Mail ausgelöst und kein Link an Dritte weitergegeben. Kopieren und E-Mail-Versand sind getrennte Aktionen; ihre Ausführung ist hier nicht geprüft.

Laut Beschreibung bleibt der Link verfügbar, bis der Kunde seine Angaben aktualisiert. Das Verhalten nach einer abgeschickten Aktualisierung ist hier nicht geprüft. Behandeln Sie den Link vertraulich, da das Formular persönliche Kontaktdaten zeigt.

„Deaktivieren“ öffnet einen Bestätigungsdialog mit dem Kontrollkästchen „Eintrag unwiderruflich löschen“ und einer abschließenden Aktion „Deaktivieren“. Prüfen Sie diese Warnung sorgfältig und brechen Sie ab, wenn Sie die Folgen nicht sicher beurteilen können. Im Handbuch-Test wird der Dialog abgebrochen; kein Eintrag wird gelöscht. Die tatsächliche Sperrung des Links ist nicht geprüft, eine Wiederherstellbarkeit wird nicht zugesichert.

Der erzeugte Link öffnet das Formular „Adressvervollständigung und Kontakterlaubnis“. Dort sehen Sie die am Kontakt hinterlegten Angaben. Geschlecht, Vorname und Nachname sind als Pflichtfelder gekennzeichnet. Außerdem stehen ein Foto, Anschrift, E-Mail, Website, Telefon, Mobiltelefon sowie Geburtstag, Geburtsort und Staatsangehörigkeit zur Verfügung.

Der Bereich „Kontakterlaubnis“ enthält einen eigenen Schalter mit einer Erklärung zur Kontaktaufnahme. Im fiktiven Beispiel ist dieser Schalter ausgeschaltet. „Abschicken“ bleibt in diesem Zustand deaktiviert; auch das Ergänzen des Ortsteils gibt die Schaltfläche im geprüften Formular nicht frei.

Beobachtung im Beispiel: Das vorübergehende Einschalten der Kontakterlaubnis aktiviert „Abschicken“. Für diese Prüfung wird keine Übermittlung ausgelöst. Anschließend sind der Schalter wieder ausgeschaltet und sämtliche Eingaben auf ihren Ausgangswert zurückgestellt. Das Beispiel dokumentiert somit keine erteilte Kontakterlaubnis.

Schalten Sie eine Kontakterlaubnis nicht allein deshalb ein, um eine deaktivierte Schaltfläche zu umgehen. Die Entscheidung darüber trifft der betroffene Kunde. Das Absenden des Formulars, die anschließende Übernahme der Angaben in den Kontakt und eine Änderung des Vervollständigungsdatums sind hier nicht geprüft.