Suchaufträge und Beziehungen verwalten

Am Kontakt hinterlegen Sie Suchwünsche, verknüpfen Immobilien und stellen Beziehungen zu anderen Personen her. Diese Zuordnungen erfüllen unterschiedliche Zwecke: Ein Suchauftrag beschreibt gesuchte Eigenschaften, ein Interesse verbindet den Kontakt mit einer konkreten Immobilie und eine Personenverbindung beschreibt eine Beziehung zwischen zwei Kontakten.

Die folgenden Beispiele verwenden ausschließlich fiktive Daten. Clara Beispiel (Handbuch-Test) ist als Kaufinteressent angelegt, privat freigegeben und ohne Kontaktaufnahme-Erlaubnis. Falls ein benötigter Kontakt noch fehlt, nutzen Sie zunächst Kontakte finden und anlegen.

1. Öffnen Sie beim Kontakt unter „Immobilien“ die „Suchaufträge“.
2. Klicken Sie auf „Suchauftrag anlegen“.
3. Geben Sie im Dialog einen aussagekräftigen Namen ein.
4. Klicken Sie auf „Hinzufügen“. Damit wird die Suchauftragsdefinition unmittelbar gespeichert.
5. Ergänzen Sie anschließend über „Angabe hinzufügen“ die Suchkriterien.

Die Oberfläche ermöglicht mehrere Suchaufträge pro Kontakt. Praktisch geprüft ist hier die Anlage eines Suchauftrags. Verwenden Sie getrennte Aufträge, wenn Sie unterschiedliche Suchwünsche übersichtlich erfassen möchten.

Der Bereich „Personenbezogener Suchauftrag“ bietet laut Oberfläche einen eindeutigen Link, über den der Kunde seine persönliche Suche speichern kann. Diese Funktion ist hier nicht aktiviert: Linkerzeugung, Kundensicht und Übermittlung sind nicht geprüft. Ein automatischer E-Mail-Versand wird daraus nicht abgeleitet.

Über „Angabe hinzufügen“ öffnen Sie den Kriteriendialog. Wählen Sie eine Priorität, das gesuchte Merkmal, den Vergleich und den Wert. Als Prioritäten stehen „Hoch“, „Mittel“ und „Niedrig“ bereit. Wie diese Prioritäten algorithmisch gewichtet werden, ist hier nicht verifiziert.

Zu den angebotenen Kriterien gehören PLZ, Ort, maximale Distanz zu PLZ oder Ort in Kilometern, Nutzungsart, Vermarktungsart, Objektart, Objektattribut, Preisarten sowie Flächen und Anzahlen. Wählen Sie die Merkmale, die den tatsächlichen Suchwunsch beschreiben.

1. Öffnen Sie „Angabe hinzufügen“.
2. Wählen Sie beispielsweise die Priorität „Hoch“ und das Kriterium „Preis - Kaufpreis (€)“.
3. Wählen Sie den gewünschten Vergleich und tragen Sie den Wert ein.
4. Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und kontrollieren Sie die Darstellung im Suchauftrag.

Numerische Vergleiche werden als gleich, ungleich, „von/größer als“ beziehungsweise „bis/kleiner als“ angeboten und als =, !=, > oder < gespeichert. Beachten Sie die gespeicherten Zeichen > und <: Eine Einbeziehung des Grenzwerts ist damit nicht ausgewiesen. Im Beispiel wird ein Kaufpreis unter 1.500.000 Euro mit Priorität „Hoch“ gespeichert.

Bei einem Auswahlkriterium wie „Objektart“ wählen Sie gleich oder ungleich und den passenden Auswahlwert. Im Beispiel wird „Objektart = Haus“ ebenfalls mit Priorität „Hoch“ ergänzt.

Die gespeicherten Kriterien grenzen die Suche im Immobilienbestand ein. Kontrollieren Sie nach jeder Ergänzung sowohl die Kriterienliste als auch die angezeigten Ergebnisse.

Im Beispiel zeigt die Suche mit der Preisgrenze allein einen Musterdatensatz für ein Grundstück. Nach der Ergänzung „Objektart = Haus“ erscheinen keine Treffer. Dieser Wechsel zeigt, weshalb Sie Kriterien schrittweise ergänzen und die Wirkung jeweils prüfen sollten.

Bei einer leeren Ergebnisliste kontrollieren Sie die Suchgrenzen und die gespeicherten Immobiliendaten. Prüfen Sie insbesondere die ausgewählten Werte und Vergleiche. Für die im Beispiel vorhandene Villa lässt sich aus ihrem Akquise- und Privatstatus allein keine belegte Erklärung für das Suchergebnis ableiten; die konkrete Filterlogik ist nicht vollständig geprüft.

Bei jedem Kriterium steht ein Papierkorb bereit, außerdem ist „Suchauftrag löschen“ vorhanden. Die Löschabläufe werden hier nicht ausgeführt. Prüfen Sie vor einer solchen Aktion sorgfältig, ob Sie ein einzelnes Kriterium oder den gesamten Suchauftrag entfernen möchten.

Die hier beschriebenen Schritte behandeln Suchaufträge direkt am Kontakt. Das weiterführende Matching wird gesondert behandelt; die kontaktbezogene Kriterienpflege bleibt Bestandteil dieser Anleitung.

Unter „Interesse/Verwaltung“ verknüpfen Sie den Kontakt mit einer konkreten Immobilie. Öffnen Sie im Bereich „Interesse“ die Aktion „Hinzufügen“.

1. Wählen Sie die gewünschte Immobilie aus.
2. Wählen Sie den passenden Status der Kundenbeziehung.
3. Prüfen Sie ausdrücklich die Checkbox „Exposé an den Kontakt übermitteln“.
4. Speichern Sie die Zuordnung und kontrollieren Sie die Liste.

Als Status stehen „Exposé zugesendet“, „Provision bestätigt“, „Telefoniert/E-Mail“, „Besichtigungstermin“, „Kaufinteresse“, „Vertrag/Notar“ und „Kein Interesse“ zur Verfügung. Wählen Sie einen Status, der dem tatsächlichen Stand entspricht.

Im Beispiel wird Clara mit der fiktiven Villa und dem Status „Kaufinteresse“ verknüpft. Die Checkbox zum Übermitteln eines Exposés bleibt ausgeschaltet. Die Liste zeigt anschließend die Objektangaben „Akquise“ und „Kauf“, den Kundenstatus „Kaufinteresse“ sowie „Keine Kontaktaufnahme“. Dabei wird kein Exposé versendet.

Ein Klick auf den Objekttitel in der Interessenliste öffnet „Interesse bearbeiten“. Dort sehen Sie die Immobilie, den Kundenstatus und die Checkbox zum Übermitteln eines Exposés.

1. Öffnen Sie die betreffende Interessenverknüpfung über den Objekttitel.
2. Kontrollieren oder ändern Sie den Kundenstatus.
3. Prüfen Sie vor dem Speichern erneut die Exposé-Checkbox.
4. Speichern Sie die Änderung oder verlassen Sie den Dialog mit „Abbrechen“.

Der Dialog bietet außerdem „Immobilie anzeigen“ und „Verknüpfung löschen“. Der Löschvorgang ist hier nicht durchgeführt.

Unterscheiden Sie den Kundenstatus vom Vermarktungsstatus der Immobilie. „Kaufinteresse“ beschreibt den Stand beim Kontakt, während beispielsweise „Akquise“ zur Immobilie gehört. Auch der ausgewählte Kundenstatus „Exposé zugesendet“ ist für sich genommen kein Versandnachweis. Prüfen Sie tatsächliche Versandvorgänge in den zugehörigen Kommunikationsanzeigen, statt allein aus einem manuell ausgewählten Status auf eine Übermittlung zu schließen.

Für die Eigentümer- beziehungsweise Verwaltungszuordnung öffnen Sie beim betreffenden Kontakt den Bereich „Eigentümer/Verwalter“. Im Beispiel wird dafür Jonas Beispiel (Handbuch-Test) verwendet. Dieser zweite fiktive Kontakt ist als Verkäufer angelegt, privat freigegeben und ohne Kontaktaufnahme-Erlaubnis.

1. Klicken Sie unter „Eigentümer/Verwalter“ auf „Hinzufügen“.
2. Wählen Sie die passende Immobilie aus.
3. Bestätigen Sie mit „Hinzufügen“.
4. Kontrollieren Sie die gespeicherte Zuordnung in der Liste.

Die Zuordnung wird durch „Hinzufügen“ unmittelbar gespeichert. Im Beispiel wird die fiktive Villa ausgewählt.

Der geprüfte Dialog bietet keine getrennte Auswahl zwischen der Rolle Eigentümer und der Rolle Verwalter. Kontrollieren Sie, ob die gespeicherte Verknüpfung dem beabsichtigten fachlichen Zusammenhang entspricht.

Nach dem Hinzufügen erscheint die Immobilie in der Liste „Eigentümer/Verwalter“. Prüfen Sie dort, ob die richtige Immobilie dem richtigen Kontakt zugeordnet ist. Im Beispiel ist die Villa beim fiktiven Verkäufer Jonas gespeichert.

Über den Objekttitel öffnen Sie den Bearbeitungsdialog. Dieser enthält die Immobilie sowie „Löschen“, „Immobilie anzeigen“, „Speichern“ und „Abbrechen“. Nutzen Sie „Immobilie anzeigen“, wenn Sie den zugeordneten Objektdatensatz prüfen möchten.

Kontrollieren Sie Änderungen vor dem Speichern. Wenn Sie nichts ändern möchten, schließen Sie den Dialog mit „Abbrechen“. Die Löschaktion ist in diesem Beispiel nicht durchgeführt; daraus wird keine Aussage über Wiederherstellungsmöglichkeiten abgeleitet.

Diese Zuordnung betrifft den Kontakt und eine Immobilie. Projektbezogene Funktionen werden gesondert behandelt und sind nicht Gegenstand dieses Ablaufs.

Unter „Sonstiges“ → „Verbundene Personen“ stellen Sie eine Beziehung zu einem bereits vorhandenen Kontakt her. Öffnen Sie dafür „Hinzufügen“.

1. Wählen Sie den bestehenden Kunden aus, den Sie verbinden möchten.
2. Wählen Sie eine passende Verbindungsart.
3. Klicken Sie auf „Verbinden“.
4. Kontrollieren Sie die neue Beziehung in der Liste.

Die Auswahl enthält 26 Verbindungsarten. Dazu gehören beispielsweise Sonstiger Kontakt, Kooperationsmakler, Ehepartner, Lebenspartner, Familienmitglied, Miteigentümer, Verkäufer/Eigentümer, Käufer/Interessent, Mieter, Vermieter, Notar, Hausverwaltung und Bevollmächtigter. Die neutrale Auswahl heißt aktuell „Sonstiger Kontakt“, nicht „Standard“.

Wählen Sie die Verbindungsart aus Sicht des aktuell geöffneten Kontakts. Im Beispiel wird bei Jonas die bestehende Clara als „Käufer/Interessent“ verbunden. Dadurch entsteht eine Personenbeziehung; die Kontaktart des ausgewählten Kontakts ist eine davon getrennte Angabe.

In der Liste der verbundenen Personen öffnet ein Klick auf den Namen den Dialog „Verbundene Person bearbeiten“. Dort können Sie den Kunden und die Verbindungsart kontrollieren.

1. Öffnen Sie die Beziehung über den Namen.
2. Prüfen Sie die ausgewählte Person und die Verbindungsart.
3. Nehmen Sie bei Bedarf die gewünschte Änderung vor.
4. Bestätigen Sie mit „Aktualisieren“ oder verlassen Sie den Dialog mit „Abbrechen“.

„Kontakt anzeigen“ öffnet den zugehörigen Kontakt in einem neuen Tab. So können Sie dessen Angaben prüfen, ohne den ursprünglichen Kontakt zu verlassen. Zusätzlich ist „Verbindung löschen“ vorhanden. Dieser Löschvorgang ist hier nicht durchgeführt.

Eine Verbindungsart wie „Bevollmächtigter“ dokumentiert die gewählte Beziehung. Die Auswahl allein belegt weder eine rechtliche Vollmacht noch Eigentum oder Zugangsberechtigungen. Prüfen Sie erforderliche Unterlagen und Berechtigungen unabhängig davon.

Kontrollieren Sie nach dem Verbinden auch die Gegenrichtung beim anderen Kontakt. Die automatisch angezeigte Gegenbezeichnung kann von Ihrer ursprünglichen Auswahl abweichen.

Im Beispiel wird Clara bei Jonas als „Käufer/Interessent“ verbunden. Öffnen Sie anschließend Clara und dort „Verbundene Personen“, erscheint Jonas automatisch als „Makler (betreut Käufer)“. Das geschieht, obwohl Jonas die Kontaktart „Verkäufer“ besitzt.

1. Öffnen Sie den zweiten Kontakt.
2. Prüfen Sie dessen Liste „Verbundene Personen“.
3. Vergleichen Sie die automatisch angezeigte Verbindungsart mit dem beabsichtigten Zusammenhang.

Verwechseln Sie diese Gegenbezeichnung nicht mit der Kontaktart. Leiten Sie aus ihr weder Eigentum noch Vollmacht oder Zugriffsrechte ab. Wenn die Bezeichnung fachlich nicht passt, prüfen Sie die Beziehung auf beiden Seiten sorgfältig, bevor Sie sie für Ihre weitere Arbeit verwenden.

In den beschriebenen Beispielen werden keine Beziehungen gelöscht, keine E-Mails oder Exposés versendet und keine öffentlichen Links erzeugt oder geteilt.